Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8


К примеру:

«Переписка с федеральными органами исполнительной власти по проектам программ развития в регионах промышленно-отраслевых комплексов».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

К примеру:

«Переписка о Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 поддержке и защите российских товаропроизводителей на товарных рынках».

В заголовке дела указывается определенный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

К примеру:

«Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы».

При обозначении в Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается последующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их определенные наименования, а указывается их общее видовое заглавие.

К Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 примеру:

«Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения».

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пт), ее (его) заглавие указывается в заголовке дела.

К примеру:

«Переписка с филиалом РГАНТД Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 (г. Самара) об использовании архивных документов».

В заголовках дел, содержащих плановую либо отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

К примеру:

«Годовые отчеты ЗАО «Болшевский текстиль Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8» о работе автотранспорта».

Если дело будет состоять из нескольких томов либо частей, то составляется общий заголовок дела, а потом по мере надобности составляются заглавия каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 расположения заголовков дел снутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью значимости документов, составляющих дела, и их связью. Сначала размещаются заглавия дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заглавия дел могут уточняться в процессе Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 формирования и дизайна дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой либо примерной номенклатуре дел Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 либо согласованный с Росархивом срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются наименования перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (к примеру, переходящие с 2010 года Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и другое.

1.14. Если в течение года в федеральном органе исполнительной власти Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 появляются новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются запасные номера.

1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 о количестве заведенных дел (томов).

2. Формирование и оформление дел

2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в согласовании с номенклатурой дел и классификация документов снутри дела.

2.2. Дела в Министерстве формируются в структурных Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 подразделениях.

2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицу, ответственному за ведение делопроизводства в структурных подразделениях для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет управляющий структурного подразделения Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 Министерства либо исполнитель в согласовании с номенклатурой дел.

2.4. Контроль правильного формирования дел осуществляется отделом архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства.

2.5. При формировании дел нужно соблюдать последующие общие правила: помещать в дело только Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 исполненные документы в согласовании с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы 1-го календарного года; раздельно группировать в дела документы неизменного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 факсов, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, излишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превосходить 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2».

2.6. Документы снутри дела размещаются в хронологической, вопросно-логической последовательности либо их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, зависимо от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Русской Федерации, актов Правительства Русской Федерации и выписки из соответственных протоколов заседаний Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 Правительства Русской Федерации либо его Президиума.

Все документы отчетного и информационного нрава по выполнению акта Президента Русской Федерации либо Правительства Русской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дела переписки неизменного срока хранения за текущий год.

Протоколы заседаний коллегии Министерства группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 к заседаниям коллегии.

Положения, аннотации, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вкупе с обозначенными документами.

Приказы по основной деятельности группируются раздельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 размещаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются раздельно от проектов.

Документы Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 в личных делах размещаются по мере их поступления.

Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в согласовании с Указом Президента Русской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 муниципальные должности Русской Федерации в порядке предназначения на муниципальные должности федеральной гос службы».

Переписка группируется, обычно, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 переписки по определенному вопросу, начавшейся в прошлом году, документы врубаются в дело текущего года с указанием индекса дела предшествующего года.

2.7. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по окончании года. Оформление Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела содержит в себе комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками структурных подразделений Министерства, в Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 обязанности которых заходит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем отдела архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства.

2.8. Зависимо от сроков хранения проводится полное либо частичное оформление дел. Полному оформлению Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 подлежат дела неизменного, временного (выше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предугадывает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 27 к Аннотации по делопроизводству в Министерстве образования и науки Русской Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 Федерации, утвержденной приказом Министерства образования и науки Русской Федерации от «30» декабря 2010 г. N 2232); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 28 к Аннотации по делопроизводству в Министерстве Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 образования и науки Русской Федерации, утвержденной приказом Министерства образования и науки Русской Федерации от «30» декабря 2010 г. N 2232); составление в нужных случаях внутренней описи документов дела (приложение N 29 к Аннотации по делопроизводству в Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 Министерстве образования и науки Русской Федерации, утвержденной приказом Министерства образования и науки Русской Федерации от «30» декабря 2010 г. N 2232); подшивку и переплет дела; внесение нужных уточнений в реквизит обложки дела.

2.9. Обложка дела неизменного, временного (выше Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются последующим образом: наименование Министерства указывается стопроцентно, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается заглавие структурного подразделения в согласовании с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Министерства; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 федеральным архивом; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дизайна дел, содержащих распорядительную документацию, также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются последние даты документов Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 дела, другими словами даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого ранешнего и самого позднего документа, включенного в дело. При всем этом число и год обозначаются арабскими цифрами, заглавие месяца пишется словом.

В целях Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, не считая листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются обычным карандашом сверху вниз, числа проставляются в правом верхнем Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов либо частей, нумеруются по каждому тому либо части раздельно.

Фото, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специальные документы, представляющие из себя самостоятельный лист в Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 деле, нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: поначалу конверт, а потом еще одним номером - каждое вложение в конверте.

После окончания нумерации листов Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 составляется заверительная надпись, которая размещается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в этом деле, особенности отдельных документов (чертежи Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8, фото, картинки).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в согласовании с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8» переносится на обложку дела из соответственной номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, обозначенным в списке типовых документов.

На делах неизменного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 фонда, описи, дела) на обложках дел неизменного хранения проставляется в отделе архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства чернилами только после включения этих дел в годичные разделы сводных описей, утвержденных федеральным архивом (ранее Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 он проставляется карандашом).

На обложках дел неизменного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору компаний и организаций (ОКПО).

По окончании Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 года в надписи на обложках дел неизменного и временного (выше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся конфигурации и дополнения Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8.

2.10. Для учета документов определенных категорий неизменного и временного сроков (выше 10 лет) хранения, учет которых вызывается специфичностью данной документации (особо ценные, личные дела), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 неизменного и временного сроков (выше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заглавия которых не открывают определенного содержания документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется Аннотацией по ведению делопроизводства в Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 Министерстве. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых размещен Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в какой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 на четыре прокола в твердую обложку из картона либо переплетаются с учетом способности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) железные скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3. Организация оперативного хранения документов

3.1. С момента заведения и до Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 передачи в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства дела хранятся по месту их формирования.

Директора департаментов и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, должны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, размещаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

С целью увеличения оперативности Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 поиска документов дела размещаются в согласовании с номенклатурой дел. Номенклатура дел либо выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 неизменного и длительного (выше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 2-ух лет, а потом сдаются в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства.

Личные дела штатских служащих, уволенных с штатской Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 службы, хранятся в Департаменте гос службы, мобилизационной подготовки и особых программ в течение 10 лет со денька увольнения с штатской службы, после этого передаются в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 Министерства.

3.2. Выдача дел другим подразделениям делается с разрешения директора Департамента правового обеспечения деятельности Министерства. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное использование сотрудникам структурных подразделений на срок менее 1-го месяца Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8. После истечения обозначенного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Посторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра либо его заместителя, курирующего Департамент правового обеспечения Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 деятельности Министерства, по актам.

3.3. Изъятие документов из дел неизменного хранения допускается в исключительных случаях и делается с разрешения Министра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 подлинника.

4. Порядок передачи документов на хранение в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства

4.1. Документы Министерства являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством (дальше Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 - Росархив), подлежат неотклонимой передаче на хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Русской Федерации.

4.2. Хранение документов Архивного фонда Русской Федерации и документов временного (выше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, также документов по Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 личному составу, их учет, внедрение, отбор и подготовка к передаче на неизменное хранение в Министерстве осуществляется отделом архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства.

4.3. Подготовка документов к передаче на хранение в отдел архива Департамента Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 правового обеспечения деятельности Министерства включает работу лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 документов и дел.

5. Экспертиза ценности документов

5.1. Экспертиза ценности документов - исследование документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Русской Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 Федерации.

5.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки корректности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства.

5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается повсевременно действующая центральная экспертная комиссия (дальше - ЦЭК) и по мере надобности - экспертные комиссии (дальше Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 - ЭК) в структурных подразделениях.

5.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Министром (для ЦЭК) и директором департамента (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 согласованию с Росархивом.

5.5. Экспертиза ценности документов неизменного и временного хранения осуществляется раз в год в структурных подразделениях Министерства конкретно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, вместе с ЦЭК (ЭК) под конкретным методическим управлением отдела Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства.

5.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов неизменного и временного (выше 10 лет) хранения для передачи в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства; отбор документов с временными Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 сроками хранения и с пометой «До минования надобности», подлежащих предстоящему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

5.7. Отбор документов для неизменного хранения Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства методом полистного просмотра дел. В делах неизменного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов воспринимает ЦЭК Министерства.

5.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел неизменного, временного (выше 10 лет) сроков хранения Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 и по личному составу, также акты о выделении дел к уничтожению.

5.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный список единиц хранения архивного фонда, коллекции и созданный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 представляет собой список дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

5.10. Описи составляются раздельно на дела неизменного хранения; дела временного (выше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8) хранения описи не составляются.

5.11. В каждом структурном подразделении Министерства описи на дела неизменного хранения составляются раз в год под конкретным методическим управлением отдела архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства. По этим описям документы Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 сдаются в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства.

Описи дел, приготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит отдел архива Департамента правового обеспечения Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 деятельности Министерства и по которой он сдает дела на неизменное хранение в соответственный федеральный архив.

5.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 30 к Аннотации по делопроизводству в Министерстве образования и науки Русской Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 Федерации, утвержденной приказом Министерства образования и науки Русской Федерации от «30» декабря 2010 г. N 2232) и представляются в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства через два года после окончания дел в делопроизводстве.

5.13. Описательная Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 статья описи дел структурного подразделения Министерства имеет последующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 деле (томе, части); срок хранения дела.

5.14. При составлении описи дел соблюдаются последующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в четком согласовании с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 попорядку дел с схожими заголовками пишется стопроцентно заголовок первого дела, а все другие однородные дела обозначаются словами «то же», при всем этом другие сведения о делах вносятся в опись на сто процентов (на Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 каждом новеньком листе описи заголовок воспроизводится стопроцентно); графа описи «примечание» употребляется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на нужный Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 акт, о наличии копий и т.п.

5.15. В конце описи прямо за последней описательной статьей делается итоговая запись, в какой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, 1-ый и последний номера дел по Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 описи, также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

5.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с отделом архива Департамента правового Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 обеспечения деятельности Министерства и утверждается директором департамента.

При наличии в структурном подразделении Министерства ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

5.17. Опись дел структурного подразделения Министерства составляется в 2-ух Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 экземплярах, один из которых (в том числе на электрическом носителе) передается вкупе с делами в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства, а 2-ой остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в 3-х экземплярах, потому что один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

5.18. Отбор документов за соответственный период к уничтожению и составление акта Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 о выделении их к уничтожению (приложение N 31 к Аннотации по делопроизводству в Министерстве образования и науки Русской Федерации, утвержденной приказом Министерства образования и науки Русской Федерации от «30» декабря 2010 г. N 2232) делается после Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 составления сводных описей дел неизменного хранения за тот же период. Обозначенные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) Министерства сразу. Согласованные ЦЭК (ЭК) Министерства акты утверждаются Министром только после утверждения экспертно-проверочной Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 комиссией (дальше - ЭПК) соответственного федерального архива, описей дел неизменного хранения: после чего организация имеет право убить дела, включенные в данные акты в согласовании с установленным порядком.

5.19. Акт о выделении документов к Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 уничтожению составляется, обычно, на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то заглавие каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

6. Подготовка и передача документов в Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства

6.1. В отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства передаются дела с исполненными документами неизменного, временного (выше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача делается Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 только по описям дел.

6.2. Дела с исполненными документами неизменного и временного сроков (выше 10 лет) хранения передаются в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства после истечения двухгодового срока их хранения и Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 использования в структурном подразделении (кроме личных дел муниципальных служащих, хранящихся в Департаменте гос службы, мобилизационной подготовки и особых программ в течение 10 лет).

6.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в отдел архива Департамента правового обеспечения Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 деятельности Министерства, обычно, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.4. Передача дел в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства осуществляется по Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 утвержденному графику, согласованному с директорами департаментов Министерства и утвержденному директором Административно-хозяйственного департамента.

6.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства сотрудником отдела Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 архива за ранее проверяется корректность их формирования, дизайна и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в согласовании с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недочеты в формировании и Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 оформлении дел работники структурного подразделения должны убрать.

6.6. Прием каждого дела делается работником отдела архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства в присутствии работника структурного подразделения. При всем этом на обоих экземплярах описи Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество практически принятых дел, дата приема-передачи дел, также подписи работника отдела архива Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 Департамента правового обеспечения деятельности Министерства и работника департамента, сдавшего дела.

Вкупе с делами в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства передаются регистрационные картотеки на документы либо программные средства и базы данных, содержащие Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 информацию о регистрации и выполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки либо базы данных врубается в опись.

6.7. В случае ликвидации либо реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий сформировывает все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в отдел архива Департамента правового обеспечения деятельности Министерства независимо от сроков хранения.

Передача Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение N 25

к Аннотации по делопроизводству

в Министерстве образования и науки Русской Федерации,

утв. приказом Министерства образования и науки РФ

от 30 декабря 2010 г. N 2232

Министерство образования и Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 науки

Русской Федерации

Наименование структурного

подразделения

^ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 N____

______________________

(место составления)

На ____________ год

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню

Примечания

1

2

3

4

5

Заглавие раздела

Наименование должности управляющего Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 Подпись Расшифровка

структурного подразделения подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Директор Административно-хозяйственного Подпись Расшифровка

департамента подписи

Дата

Начальник отдела архива Департамента Подпись Расшифровка

правового обеспечения деятельности подписи

Министерства

Дата

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ году в

структурном подразделении

По срокам хранения

Всего

В том Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 числе:

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Неизменного

Временного (выше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Наименование должности ответственного лица Подпись Расшифровка

за делопроизводство подписи

Дата

Форма номенклатуры дел структурного подразделения Министерства

Приложение N 26

к Аннотации по делопроизводству

в Министерстве образования и науки Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 Русской Федерации,

утв. приказом Министерства образования и науки РФ

от 30 декабря 2010 г. N 2232

Министерство образования и науки

Русской Федерации

00.00.0000 N____

______________________

(место составления)

УТВЕРЖДАЮ

Министр образования и науки

Русской Федерации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

На ____________ год

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню

Примечания

1

2

3

4

5

Заглавие раздела

Директор Административно-хозяйственного Подпись Расшифровка

департамента подписи

Дата

Начальник отдела архива Департамента Подпись Расшифровка

правового обеспечения деятельности подписи

Министерства

Дата

^ СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - страница 8 ЭПК федерального архива

от ______________ N_____________ от _____________ N______________

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ________ году в

структурном подразделении

По срокам хранения



prikaz-data-rabochaya-programma-po-izobrazitelnomu-iskusstvu-7-klass.html
prikaz-departamenta-obrazovaniya-goroda-moskvi-1665-ot-09-noyabrya-2010-goda-ob-utverzhdenii-polozheniya-o-provedenii-shkolnogo-okruzhnogo-i-regionalnogo-etapov-vserossijskoj-olimpiadi-shkolnikov-v-gorode-moskve.html
prikaz-departamenta-truda-i-socialnoj-podderzhki-naseleniya.html